Samla underlaget när returemballage ska stämmas av

Bestäm vad avstämningen omfattar

Ange vilket uppdrag, stopp eller vilken period underlaget gäller. Använd verksamhetens egna benämningar på emballaget och be ansvarig reda ut oklara beteckningar. Blanda inte olika emballageslag i samma totalsiffra utan att det framgår hur uppgifterna hänger ihop.

Kontrollera med ansvarig vilka överenskommelser och dokument som ska ligga till grund för avstämningen. Den här mallen bestämmer inte betalningsansvar, ägande eller andra villkor. Den hjälper er att hålla samman de uppgifter som den ordinarie bedömningen behöver.

Håll händelse och underlag åtskilda

Skriv vad som uppges ha hänt och hänvisa sedan till underlaget för uppgiften. Ett dokument kan gälla vad som planerades, vad som lämnades eller vad som senare kvitterades. Märk vilken typ av information raden innehåller så att olika uppgifter inte får samma betydelse av misstag.

Spara dokumentets egen referens och datum. Om en uppgift kommer från ett samtal, anteckna vem som lämnade den och när. Skriv uttryckligen att en bekräftelse saknas när den ännu inte finns, i stället för att behandla ett muntligt antagande som ett avslutat ärende.

Gör en rad som går att följa tillbaka

Använd exempelvis dessa fält:

• Uppdragsreferens, plats och händelsedatum.
• Emballageslag enligt det aktuella underlaget.
• Uppgiven mängd och vad mängden avser.
• Dokumentreferens eller annan källa.
• Motstridig uppgift eller saknad bekräftelse.
• Ansvarig för att reda ut frågan.
• Nästa steg och datum för uppföljning.

Låt samma referens följa med när någon kompletterar raden. Då kan den som tar över arbetet hitta originalet och förstå vilken fråga kompletteringen besvarar, även om flera personer har deltagit i kontakten.

Utred skillnader utan att skriva över dem

Om två underlag anger olika mängder, bevara båda hänvisningarna och beskriv skillnaden. Be rätt person undersöka om de gäller samma händelse, samma emballageslag och samma del av uppdraget. En olikhet är en fråga att reda ut, inte i sig ett besked om vilket dokument som är korrekt.

Anteckna det slutliga beskedet med källa och datum. Om avvikelsen påverkar andra delar av uppdraget, hänvisa till ändringsloggen för transportuppdrag så att beskedet kan följas i sitt sammanhang.

Avsluta med ett tydligt nästa steg

Markera om underlaget är avstämt, väntar på komplettering eller har lämnats till en annan ansvarig. Spara vem som tog emot frågan och vilket besked som behövs. Ett ärende ska inte se avslutat ut bara för att en påminnelse har skickats.

Ta med relevanta hänvisningar i avstämningen före fakturering. Läs om Aurora Transports tjänster när ni diskuterar ert stöd för uppdragshantering. AI-assisterad originalguide; avstämningsmallen är ett eget arbetsunderlag och beskriver ingen särskild emballagefunktion i produkten.